Politique vie privée

La présente politique est d’application à la S.A. Technofluid, avec siège social à 4340 Awans, rue de l’Estampage 7; ci-après dénommée “ELNEO”.

Afin de fournir un service optimal, il est indispensable que Elneo collecte et traite vos coordonnées et d’autres informations à votre sujet. Elneo attache beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles.

Nous visons le strict respect des dispositions légales applicables en la matière, à savoir le Règlement (EU) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (“RGPD”). Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons, les raisons pour lesquelles nous le faisons, la période pendant laquelle nous les conservons, vos droits en matière de vie privée et comment vous pouvez les exercer. 

Pour pouvoir continuer à respecter la législation et la réglementation en vigueur, ELNEO peut adapter à tout moment, et sans avertissement préalable, sa politique de protection de la vie privée afin de la rendre conforme à la nouvelle législation. Ces adaptations entrent  en vigueur dès leur publication.

I. RESPONSABLE DU TRAITEMENT & TRAITEMENT DES DONNÉES

Le “ responsable du traitement des données à caractère personnel ” est la SA Technofluid, dont le siège social est établi à 4340 Awans, rue de l’Estampage 7 et dont le numéro d’entreprise est le 0438.681.213. Par “ traitement de données personnelles ”, on entend tout traitement de données permettant d’identifier quelqu’un en tant que personne physique. Cela implique tout traitement éventuel pouvant être appliqué à ces données tels que la collecte, l'enregistrement, la conservation, la consultation, l'utilisation, l’actualisation, la comparaison, l'adaptation, la modification, l’effacement et la destruction des données.

Cette politique s’applique au traitement de données personnelles de nos clients, prospects, fournisseurs, partenaires, … en relation avec nos produits et services.

La présente politique est également d’application lorsque nos clients, prospects, fournisseurs, partenaires, … visitent nos bureaux, nos points de vente, notre site web, lorsqu’ils participent à une étude de marché, une enquête, un concours, une action ou un événement, ...

Le traitement de données personnelles est uniquement d’actualité si le client, prospect, fournisseur, partenaire, ... est une personne physique. S’il s’agit d’une personne morale, la politique est uniquement valable pour les données personnelles des personnes physiques que ELNEO traite dans le cadre de la relation avec le client, prospect, fournisseur, partenaire, ... (comme les mandataires, les personnes de contact).

II. FINALITÉ DU TRAITEMENT DES DONNÉES

ELNEO collecte et traite toutes les données à caractère personnel transmises conformément à la loi et de manière appropriée et avec soin. Ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au vu des objectifs spécifiques pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

ELNEO traite ces données à diverses fins. ELNEO traite à chaque fois uniquement les données qui sont indispensables pour atteindre l’objectif visé, notamment en vue de :

- préparer, exécuter et faire cesser le contrat

- satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles ELNEO est soumise

- défendre ses intérêts légitimes.

Si le traitement des données personnelles n’est pas indispensable pour l’une de ces raisons, ELNEO demandera l’autorisation pour pouvoir traiter ces données (par exemple : marketing direct).

Nous collectons les données à caractère personnel aux fins concrètes suivantes :

- pour traiter votre demande relative à nos produits et services

En cas d’une demande d’information sur nos produits et services ou en cas d’inscription sur notre lettre d’information, nous sommes susceptibles de vous demander des données à caractère personnel. Toutes données reçues dans cette phase précontractuelle est uniquement utilisée pour vous fournir les informations demandées.

Lors de la conclusion du contrat, ELNEO vous demandera plusieurs données à caractère personnel (nom, prénom, adresse, téléphone, email, …).

- pour vous offrir le meilleur service ELNEO utilise les données à caractère personnel pour assurer l’achat, la vente, la fourniture, l’entretien, … de ses produits et services, ainsi que pour la gestion administrative.

- pour améliorer nos produits et services

ELNEO peut traiter vos données de vente, d’utilisation, de service, … pour évaluer et améliorer son offre.

- pour vous informer sur nos produits et services

Les données sont utilisées pour vous proposer par écrit, par téléphone ou par voie électronique un service personnalisé de produits, services, actions spéciales, qui peuvent être intéressants pour vous. ELNEO n’utilise le marketing direct que si vous y avez consenti expressément. Dans ce cas, vous restez libre de retirer votre consentement à tout moment.

- pour suivre nos prestations

Nous pouvons utiliser vos données et votre profil pour évaluer nos produits et services. A cette fin, nous utilisons le feedback des clients (par exemple via des études de marché, enquêtes de satisfaction, ..) , les données que nous obtenons pendant les entretiens ou évaluations, les questions des clients, les plaintes, … - pour répondre aux obligations légales

Dans de nombreux cas, ELNEO est légalement tenu de conserver certaines données à caractère personnel et /ou à partager avec des autorités publiques (par exemple : les obligations fiscales et comptables générales, ...)

- pour garantir la sécurité de tous

Dans et autour de nos bâtiments vous pouvez être filmé par nos caméras de surveillance. Les images sont seulement enregistrées afin de garantir la sécurité des biens et des personnes et afin d’éviter tout abus, fraude et autres infractions.

- à tout autre fin que vous auriez spécifiquement acceptée et dans tout autre cas prévu par les dispositions légales en vigueur.

III. CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES

Les données à caractère personnel sont des données transmises par le client, prospect, fournisseur, partenaire, ... tant oralement (par téléphone, suite à une visite dans nos bureaux ou nos points de vente, un entretien …) , que par écrit (par courrier, formulaire de commande (en ligne), email, SMS, demande d’information, inscription à une foire, une enquête,...) .

Afin d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus, ELNEO distingue différents types de données personnelles qui

peuvent être combinés :

- données administratives : données relatives à l’identité (nom, prénom(s), ...) , données à caractère personnel (genre, langue, numéro de téléphone, adresse email, ...) , données relatives à la solvabilité (données de facturation et de paiement)

- données techniques : données concernant les produits, l’installation, le service, … (modèle, type, numéro de série, … )

- données relatives à l’utilisation : données obtenues lors de l’utilisation des produits, de l’installation, de services (ex. M2M, … )

- toute éventuelle autre donnée à caractère personnel qui nécessite un traitement en vertu de la loi

Via divers canaux (par exemple : promotions, actions, notre site internet, ... ), ELNEO peut recueillir des données personnelles sur des personnes qui ne sont pas (encore) client de ELNEO afin de proposer à ces personnes l’offre la plus pertinente possible de produits et services. ELNEO ne collecte ou ne traite aucune donnée sensible, telle que des données révélant la race ou l’origine ethnique, les opinions politiques, religieuses ou philosophiques, la santé ou les préférences sexuelles.

IV. SÉCURITÉ

ELNEO emploie un nombre de mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données. ELNEO a mis en oeuvre des techniques de sécurité afin de protéger les données stockées contre les accès non autorisés, les usages inappropriés, les altérations, la destruction illégale ou accidentelle et la perte accidentelle. Seuls les collaborateurs impliqués de ELNEO ont accès aux données à caractère personnel et uniquement dans la mesure où ils doivent en disposer pour pouvoir exercer leur fonction. Ces collaborateurs sont tenus au devoir de respect de la vie privée et au traitement confidentiel des données à caractère personnel dont ils ont connaissance. Leur utilisation est strictement limitée à l’exécution des tâches qui leur sont confiées.

ELNEO peut être contrainte de dévoiler certaines données à des tiers, pour la protection de ses droits légaux ou si une obligation légale rend nécessaire la communication de ces données aux autorités ou à la suite d'une décision judiciaire.

V. DÉLAI DE CONSERVATION

ELNEO ne conservera les données à caractère personnel au-delà du temps nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel nous les collectons. Toutefois, pour respecter ses obligations légales, comptables et fiscales, ELNEO doit conserver les données de

facturation pendant 7 ans. ELNEO conservera, par nécessité juridique, certaines données (contrat, factures, correspondance) en tant que preuve en cas de litiges, jusqu’à 10 ans après la résiliation du contrat. A l’issue des délais de conservation applicables, les données à caractère personnel sont supprimées ou rendues anonymes.

VI. DROITS CONCERNANT LE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Vous disposez, à tout moment, du droit de :

- consulter vos données à caractère personnel traitées par ELNEO Vous avez le droit de connaître les fins auxquelles elles sont traitées, les destinataires, le délai de conservation ou les critères permettant de déterminer le délai, l’envoi éventuel des données à un pays en dehors de l'Espace économique européen, et l'existence d’un processus de décision automatisée.

ELNEO fournira ces informations sous une forme compréhensible.

- faire corriger vos données à caractère personnel incomplètes, erronées, inadéquates ou obsolètes

- dans certaines circonstances faire supprimer immédiatement vos données à caractère personnel , lorsque :

- les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées

- vous retirez votre consentement au traitement et il n’y a aucune autre base juridique que ELNEO peut invoquer pour (poursuivre) le traitement

- vous vous opposez au traitement de données à caractère personnel et il n’existe aucune base justifiée qui prévaut pour que ELNEO poursuive le traitement

- vos données personnelles sont traitées de manière illégitime

- il faut satisfaire à une obligation légale

- vos données personnelles ont été collectées alors que vous étiez encore mineur.

Les données ne doivent toutefois pas être effacées si leur traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale de ELNEO ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense d’un droit en justice.

- limiter le traitement des données à caractère personnel le concernant , lorsque :

- l’exactitude des données à caractère personnel est contestée

- le traitement est illicite

- ELNEO n'a plus besoin des données à caractère personnel pour les finalités initiales du traitement mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice

- tant qu’aucune décision n’a été prise concernant l’exercice de votre droit d’opposition au traitement.

- demander la portabilité des données

Vous avez le droit de demander à ELNEO la récupération des données à caractère personnel. Ceci est uniquement possible pour les données que vous avez vous-même fournies à ELNEO, sur base d’une autorisation ou d’un contrat. Vous pouvez demander à ELNEO pour récupérer les données concernées dans un format structuré, couramment utilisé, lisible et exploitable par une personne ou un logiciel informatique ou de les transmettre directement à un autre responsable de traitement.

- s’opposer, en vertu de votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles si le traitement s’inscrit dans le cadre de l’intérêt légitime de ELNEO ou dans le cadre de l’intérêt général. ELNEO suspendra les traitements des données concernées, sauf si ELNEO peut démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les vôtres, ou si le traitement des données est lié à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection et de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à de telles fins de prospection.

Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de confidentialité, sauf si votre demande est manifestement non fondée ou exagérée. Dans ce cas, ELNEO a le droit et le choix soit de vous facturer une indemnité raisonnable sur la base des coûts administratifs supportés, soit de refuser de donner suite à votre demande. ELNEO réagira dans les plus brefs délais à votre demande et en tous cas dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux mois en fonction de la complexité et du nombre de demandes. En cas de prolongation du délai, ELNEO vous en informera dans le mois suivant la réception de votre demande. Si ELNEO ne donne pas suite à votre demande, ELNEO vous informera de la possibilité d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle et de faire appel devant le juge.

VII. CONTACT

Si vous souhaitez joindre ELNEO à propos de la présente politique de protection de la vie privée, vous pouvez le faire par email à l’adresse : gdpr@elneo.com .